A Documentação exigida pelos órgãos públicos basicamente são as mesmas, porém pode haver alterações dependendo do órgão e da complexidade da licitação. São Elas:
Habilitação jurídica
. Cédula de identidade do representante legal da empresa;
. Registro comercial, no caso de empresa individual;
. Ato constitutivo, estatuto ou contrato social em vigor, devidamente registrado, em se tratando de sociedades comerciais, e, no caso de sociedades por ações, acompanhado de documentos de eleição de seus administradores;
. Inscrição do ato constitutivo, no caso de sociedades civis, acompanhada de prova de diretoria em exercício;
. Decreto de autorização, em se tratando de empresa ou sociedade estrangeira em funcionamento no País, e ato de registro ou autorização para funcionamento expedido pelo órgão competente, quando a atividade assim o exigir.
Regularidade Fiscal e Trabalhista
. Prova de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (C.P.F.) ou no Cadastro Nacional;
. Prova de inscrição no cadastro de contribuintes estadual ou municipal, se houver, relativo ao domicílio ou sede do licitante, pertinente ao seu ramo de atividade e compatível com o objeto contratual;
. Prova de regularidade relativa à Seguridade Social (INSS) e ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS),da Pessoa Jurídica (C.N.P.J.);
. Prova de regularidade para com a Fazenda Federal, Estadual e Municipal do domicílio ou sede do licitante, ou outra equivalente, na forma da Lei;
. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas – CNDT, em cumprimento ao disposto na Lei nº 12.440, de 07/07/2011.
Qualificação econômico-financeira
. Certidão negativa de falência ou em fase de recuperação expedida pelo distribuidor da sede da pessoa jurídica, ou de execução patrimonial, expedida no domicílio da pessoa física;
. Balanço Patrimonial do último exercício, vedada a sua substituição por balancetes ou balanços provisórios, comprovando a situação financeira, com base nos índices contábeis de Liquidez Geral (LG), Solvência Geral (SG) e Liquidez Corrente (LC) maiores ou iguais a um (≥ 1);
. As empresas que não possuírem os índices maiores ou iguais a um (≥1) deverão comprovar um Patrimônio Líquido correspondente a 5% (cinco por cento) do valor estimado para o fornecimento.
Algumas declarações exigidas
. Declaração de que está ciente e concorda com as condições contidas no edital e seus anexos, bem como de que cumpre plenamente os requisitos de habilitação definidos no edital;
. Declaração Inexistência de Fato Impeditivo à habilitação no presente processo licitatório, a ser declarada no sistema, quando do lançamento da proposta, a qual será visualizada pelo pregoeiro na fase de habilitação, e que está ciente da obrigatoriedade de declarar ocorrências posteriores;
. Declaração de que não emprega menor de 18 (dezoito) anos em trabalho noturno, perigoso ou insalubre, e menores de 16 (dezesseis) anos em qualquer trabalho, salvo na condição de aprendiz, a partir de 14 (quatorze) anos, conforme estabelece o Art. 7º, inciso XXXIII da Constituição Federal; a ser declarado no sistema quando do lançamento da proposta, a qual será visualizada pelo pregoeiro, na fase de habilitação;
. Declaração de Elaboração Independente de Proposta, em conformidade com a Instrução Normativa Nº. 2 de 16 de setembro de 2009 da SLTI/MP, a ser declarada no sistema, quando do lançamento da proposta, a qual será visualizada pelo pregoeiro na fase de habilitação.
Regularidade das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (EM CASO DE PREGÃO)
. Declaração, sob as penas da lei, a ser apresentada pela microempresa ou empresa de pequeno porte de que se enquadra nas condições do Estatuto Nacional da Microempresa e Empresa de Pequeno Porte instituído pela Lei complementar nº 123, de 14.12.2006, de que cumprem os requisitos legais para a qualificação como microempresa ou empresa de pequeno porte, estando aptas a usufruir do tratamento favorecido estabelecido por aquela Lei, a ser declarado no sistema quando do lançamento da proposta, a qual será visualizada pelo pregoeiro na fase de habilitação, dispensando-se assim, o envio do documento por meio de fax ou via original.
Outros Documentos que podem ser exigidos
. Licencas de órgãos reguladores, como por exemplo: CREA, CRA, CRM, CRO, Sinapro etc…
. Atestados de Capacidade Técnica Juridica;
. Atestados de Capacidade Técnica Responsavel;
. Carta Fabricante.